Cách cải thiện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả
Benjamin Franklin từng có một câu nói rất nổi tiếng đó là “Bạn có yêu cuộc sống không? Nếu có thì đừng lãng phí thời gian nữa, vì thời gian chính là viên gạch xây dựng nên cuộc sống này.” Vậy thì làm thế nào để có thể quản lý thời gian một cách thật hiệu quả? Hãy cùng tìm việc làm tại Cần Thơ tìm hiểu thêm về những kỹ năng quản lý thời gian thông qua bài viết bên dưới đây nhé!
Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian là quá trình lập kế hoạch và thực hiện việc kiểm soát nó một cách hợp lý, có ý thức một đơn vị thời gian có thể dùng trong một hoặc một chuỗi các hoạt động cụ thể nào đó giúp tăng tính hiệu quả, hiệu suất cho công việc.
Kỹ năng quản lý thời gian là gì
Kỹ năng quản lý thời gian có thể coi là kỹ năng sử dụng và quản lý tốt thời gian, có thể phân bổ thời gian để thực hiện các công việc trở nên hợp lý nhất có thể.
Kỹ năng quản lý thời gian của bạn càng tốt thì quỹ thời gian bạn sử dụng càng hiệu quả. Sự hiệu quả của việc quản lý thời gian trên những kết quả mà bạn đã hoàn thành, không dựa trên thời gian bạn làm xong công việc nhanh hay chậm.
Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian trong công việc
Giúp bạn nâng cao năng suất làm việc
Việc biết cách quản lý thời gian, phân loại các công việc sẽ giúp bạn sắp xếp hợp lý các kế hoạch và nhiệm vụ công việc hàng ngày dựa vào mức độ quan trọng và thứ tự ưu tiên của công việc đó. Việc ưu tiên và kết hợp các công việc với quỹ thời gian có sẵn là một cách giúp bạn làm việc mà không tốn quá nhiều công sức.
Quản lý thời gian tốt giúp nâng cao năng suất công việc
Đối với cách làm này, bạn nên tập trung vào những công việc quan trọng nên hoàn thành trước từ đó có thể tăng hiệu quả công việc. Ngoài ra, có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả cũng giúp bạn có thêm nhiều thời gian rảnh để sáng tạo những nội dụng khác.
Giảm bớt áp lực và căng thẳng
Bằng cách nào để đảm bảo trong học tập, công việc luôn đạt hiệu quả và có thể hoàn thành chúng một cách nhanh nhất? Câu trả lời cho điều này đó chính là kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả của bạn. Việc kiểm soát thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn giảm bớt căng thẳng, tránh được áp lực phải chạy deadline và hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
Quản lý thời gian hiệu quả giúp giảm căng thẳng
Bên cạnh đó, việc quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn có thể nhiều thời gian để dành cho gia đình, bạn bè và bản thân mình, từ đó thì chất lượng cuộc sống được cải thiện tốt hơn.
Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả trong công việc
Lên danh sách các việc cần phải làm
Để có thể quản lý thời gian hiệu quả, việc đầu tiên bạn cần làm đó là lên danh sách cụ thể các công việc cần làm, cùng với đó là thời hạn dùng để hoàn thành những công việc đó. Sử dụng danh sách các công việc phải làm là một cách rất hiệu quả nhằm kiểm soát dự án và các nhiệm vụ mà bạn cần phải làm, đồng thời cũng giữ cho bản thân luôn làm việc một cách có tổ chức.
Việc này sẽ giúp bạn sử dụng khoảng thời gian quý báu một cách dễ dàng. Các công việc được lên kế hoạch càng rõ bao nhiêu thì mức độ để hoàn thành công việc đó càng cao bấy nhiêu.
Lập kế hoạch công việc
Việc lập kế hoạch là yếu tố kiên quyết nếu bạn muốn hoàn thành mục tiêu của mình, vì vậy bạn hãy chú ý và đầu tư vào nó thật chi tiết. Khi bạn đã liệt kê được những công việc mà bạn cần phải làm để hướng đến thực hiện mục tiêu của mình thì đích đến sẽ đơn giản hơn rất nhiều.
Nên lập kế hoạch làm việc cụ thể
Nếu không có kế hoạch gì, bạn sẽ không thể nào định hướng được công việc của mình và cũng sẽ không biết được mình cần phải làm gì để đạt được mục tiêu đã đề ra. Ngoài ra, việc lập kế hoạch cũng giúp bạn theo dõi được tiến độ công việc của mình, kịp thời đưa ra những giải pháp nếu phát hiện có sự sai sót trong quá trình làm việc. Cần phải phân chia một công việc lớn ra thành các công việc nhỏ để dễ dàng hoàn thành hơn, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên và xác định thời gian cụ thể. Dành ra một chút thời gian để lập kế hoạch hoàn thành công việc sẽ giúp bạn tăng được năng suất làm việc, nâng cao kỹ năng quản lý thời gian và quản lý công việc.
Quản lý thời gian bằng cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Sau khi đã liệt kê được những công việc mà bạn cần phải làm, bạn nên dành một chút thời gian để kiểm tra xem nên làm công việc nào trước, công việc nào sau. Đặt danh sách ưu tiên cho những công việc phải làm giúp bạn tập trung và dành nhiều thời gian hơn cho những công việc thực sự quan trọng với bạn. Bạn có thể lập danh sách các công việc cần phải làm trong ngày và sắp xếp chúng theo 4 loại sau:
- Công việc, nhiệm vụ quan trọng và cấp bách cần phỉ thực hiện đầu tiên
- Công việc, nhiệm vụ quan trong nhưng không cấp bách được thực hiện tiếp theo
- Công việc, nhiệm vụ không quan trọng nhưng cấp bách sẽ được đưa vào một danh mục riêng
- Còn lại sẽ là những công việc không quan trọng đồng thời cũng không gấp
Nhờ vào đó thì bạn sẽ không bỏ sót những công việc quan trọng của mình và đồng thời cũng có thể hoàn thành những công việc cấp bách đúng kịp thời hạn.
Loại bỏ sự trì hoãn
Có một số kiểu trì hoãn thường gặp như trì hoãn công việc công ty, trì hoãn việc học tiếng Anh, trì hoãn việc tập luyện thể dục thể thao,...Mỗi ngày, mỗi người trong chúng ta đều có thể biện rất nhiều lý do để trì hoãn những công việc nằm trong kế hoạch từ trước.
Hạn chế thói quen trì hoãn công việc
Sự trì hoãn là lý do chính dẫn đến việc chất lượng công việc bị giảm sút, nó cũng có thể dẫn đến việc lãng phí thời gian, chất lượng công việc cũng không được đảm bảo, vì thế cần khắc phục nó để nâng cao kỹ năng quan lý thời gian của bạn.
Có thể coi sự trì hoãn là một trong những kẻ thù lớn nhất đối với sự thành công và hạnh phúc của bạn bởi nó sẽ ngăn cản bạn hoàn thành những mục tiêu đúng thời hạn. Vì thế, bạn cần phải tránh và khắc phục sớm việc này nếu muốn cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của mình.
Rèn luyện sự tập trung để quản lý thời gian hiệu quả
Khả năng tập trung vào một việc nào đó là yếu tố rất quan trọng và cần thiết cho việc học tập và công việc của bạn. Khi làm một việc gì đó bạn cần phải tập trung mọi sức lực và trí tuệ cho công việc đó, điều này không những giúp đem lại cho bạn kết quả công việc tốt mà còn giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho bạn.
Nên rèn luyện tốt khả năng tập trung vào một công việc
Để rèn luyện khả năng tập trung vào công việc thì bạn cần phải biết cách xây dựng các mục tiêu theo động lực, suy nghĩ và cảm xúc phù hợp. Điều đó sẽ giúp bạn kích thích não ưu tiên được những mục tiêu mà bạn đã đề ra.
Sử dụng công cụ quản lý thời gian
Có thể coi đây là một trong những cách hiệu quả nhất hiện nay để giúp bạn cải thiện kỹ năng quản lý thời gian. Thay cho việc bạn phải lên kế hoạch lập thời gian biểu một cách thủ công thì chúng ta có thể sử dụng các phần mềm thay thế.
Một số phần mềm giúp bạn nâng cao kỹ năng quản lý thời gian:
1Ofice – Phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp được nhiều người sử dụng hiện nay. Trong đó, bộ công cụ Workplace có tính năng cung cấp công cụ cơ bản giúp nhân viên làm việc và giao tiếp nội bộ với nhau.
Với Workplace thì người quản lý cũng như các nhân viên có thể dễ dàng lên kế hoạch, sắp xếp sự ưu tiên các công việc quan trọng. 1Office cũng có khả năng hỗ trợ lập kế hoạch công việc cụ thể và thực hiện để hoàn thành dễ dàng, đạt hiệu quả cao.
Trên đây là những thông tin giúp bạn cải thiện được kỹ năng quản lý thời gian của mình. Hy vọng rằng, thông qua bài viết này thì tìm việc làm tại Cần Thơ đã cung cấp cho các bạn một số kiến thức để bạn có thể nâng cao khả năng quản lý thời gian một cách hiệu quả, từ đó giúp hoàn thành những công việc và mục tiêu đúng thời hạn.