Cách lập kế hoạch cá nhân dễ áp dụng nhất
Những người thành đạt luôn làm việc đạt hiệu quả cao, năng suất thì vũ khí bí mật không thể thiếu của họ đó chính là cách lập kế hoạch cá nhân cho mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng,... Vậy làm cách nào để xây dựng được bảng kế hoạch cá nhân hiệu quả. Hãy tham khảo ngay bài viết bên dưới nhé.
Cách lập kế hoạch cá nhân trong 1 ngày
Chúng ta sẽ bắt đầu lên kế hoạch cho từng ngày một. Điều này giúp bạn quản lí thời gian hiệu quả hơn, ít quên việc hơn, làm thêm được nhiều công việc khác. Vậy tất cả những gì cần làm cho bản kế hoạch là gì?
Chuẩn bị 1 cuốn lịch
Việc này sẽ giúp cho bạn hệ thống lại được những công việc phải thực hiện trong ngày và có thể dễ dàng điều chỉnh chúng dễ dàng.
Nên nhớ, hãy sử dụng một cuốn lịch duy nhất để ghi chép công việc thay vì những cuốn lịch ghi chép riêng biệt các công việc làm thêm, học thêm,... Chỉ nên sử dụng một cuốn lịch duy nhất ghi chép lại tất cả công việc phải hoàn thành trong ngày.
Lựa chọn công việc ưu tiên
Hãy sắp xếp các công việc phải làm trong ngày theo trình tự từ quan trọng nhất đến ít quan trọng hơn. Các bạn nên đưa ra một số tiêu chí để đánh giá mức độ quan trọng của công việc như sau:
- Công việc nào cần nhiều thời gian hoàn thành nhất?
- Công việc nào có giá trị cao nhất?
- Công việc nào khó khăn nhất?
- Công việc nào phải hoàn thành trước nhất?
Việc đưa ra các tiêu chí đánh giá như thời gian hoàn thành, thời gian phải nộp, mức độ khó sẽ giúp bạn so sánh được mức độ quan trọng của từng công việc. Từ đó, sắp xếp công việc hợp lý, đảm bảo hoàn thành công việc đúng tiến độ đã đề ra.
Đánh dấu cho công việc ưu tiên
Việc đánh dấu vào công việc ưu tiên sẽ giúp nhắc lại một lần nữa về mức độ quan trọng của công việc. Từ đó, giúp bạn chú ý pahir hoàn thành công việc này trước nhất.
Đặt kỳ hạn cho công việc
Mỗi công việc nên có thời gian thực hiện và hoàn thành cụ thể để chắc chắn rằng bạn có thể đảm nhận tốt số lượng công việc trong ngày. Vì vậy, bạn cần ước lượng kỹ lưỡng thời gian cho mỗi công việc.
Bạn không nên đặt quá nhiều công việc trong một ngày vì sẽ dễ rơi vào trạng thái căng thẳng, mệt mõi. Phân chia các công việc lớn nhỏ hợp lý và nên chừa thời gian cho các hoạt động đi lại, sinh hoạt cá nhân và các hoạt động phát sinh.
Cần có thời gian nghỉ
Hầu như mọi người tính toán thời gian làm việc đều sẽ bị tình trạng không đủ thời gian hoàn thành tất cả công việc. Lý do nằm ở chổ bạn đã quá tính toán chi li và không có thời gian nghỉ ngơi. Sau mỗi công việc chúng ta nên trừ hao một ít thời gian cho các hoạt động thu dọn dụng cụ làm việc hay những công việc phát sinh khác. Điều này sẽ giúp bạn tính toán thời gian chính xác hơn và quản lý thời gian hợp lý.
Luôn tạo ra một khoảng thời gian dư vào thời gian làm việc. Chẳng hạn công việc của bạn được ước tính sẽ hoàn thành xong trong vòng 20 phút thì hãy tính dư ra trong quỹ thời gian làm việc là 22 phút. Số phút dư này sẽ khi cộng tất cả lại sẽ giúp bạn có khoảng thời gian đệm và tránh việc trễ nãi công việc.
Hãy chắc chắn rằng bạn đã liệt kê hết các công việc vào lịch và đánh dấu chúng cẩn thận. Đôi khi các công việc nhỏ trong các công việc lớn sẽ khiến bạn bị chậm trễ. Hãy tính cả thời gian thực hiện các công việc nhỏ chẳng hạn bạn hoàn thành xong báo cáo và có phải gửi chúng lên cấp trên không? Nếu có hãy tính vào một công việc nhỏ để phân chia thời gian nữa nhé.
Lập kế hoạch làm việc trong tuần
Để có cách lập kế hoạch cá nhân cho một tuần hiệu quả thì bạn nên thực hiện theo quy trình dưới đây:
Dậy sớm hơn vào ngày đầu tuần
Những bạn làm việc văn phòng thường mang tâm trạng mệt mỏi, hay quên trước quên sau là điều hết sức bình thường. Theo thống kê của Đức, có khoảng 80% mắc hội chứng ngày thứ 2 cảm thấy mệt mỏi và không có hứng thú trong công việc.
Thêm vào đó, ngày đầu tuần thường sẽ triển khai và phân chia các công việc mới. Điều này khiến cho áp lực trở nên cao hơn khiến mọi người đi làm càng chán nản. Lời khuyên cho tất cả chúng ta rằng hãy dậy sớm vào ngày đầu tuần là cách tốt nhất để thoải mái để bắt đầu làm việc. Bởi lẽ việc dậy sớm chuẩn bị thật chu đáo mọi thứ sẽ giúp tâm trạng tốt hơn, giảm cảm giác mệt mõi và chấp nhận mọi thử thách.
Tập trung làm việc vào thứ ba
Nếu ngày đầu tuần là ngày của sự mệt mỏi, quá độ của công việc thì hãy tập trung vào ngày thứ ba. Ngay lúc này bạn cần tập trung vào công việc.
Theo một tìm hiểu, vào lúc 10 giờ sáng thứ balà lúc có nhiều công việc dồn ép nhất, các dây thần kinh bắt đầu căng lên và mọi người dành nhiều thời gian vào xử lý các công việc để hoàn thành chúng.
Lời khuyên từ chuyên gia, vào thời gian này các bạn nên thực hiện bài rèn luyện tâm lý nhỏ giúp tâm trạng ổn định, tiếp tục làm các công việc khác. Hãy tìm một nơi yên tĩnh, nhắm mắt và hít thở sâu 10 đến 20 lần.
Mỉm cười cho thứ tư
Vào ngày thứ tư sẽ khác với thứ 3 rằng chúng ta sẽ phải tiếp nhận thông tin nhiều hơn. Vì vậy áp lực cho hôm nay cũng sẽ lớn hơn nhiều.
Để có thể hoàn thành tốt công việc hôm nay chúng ta hãy tập mỉm cười với công việc. Tác dụng của nụ cười không chỉ giúp xua tan mệt mõi bên ngoài mà còn giúp giải tỏa căng thẳng, stress bên trong. Vì vậy, hãy giữ nụ cười cả ngày hôm nay nhé.
Ngoài việc mỉm cười xuyên suốt hôm nay bạn cần nghĩ về thành quả đạt được cuối ngày để tạo động lực làm việc. Đây là mẹo giúp đánh lừa bộ não, giúp bạn giảm thiểu căng thẳng, cơ thể có sức sống đủ sức chuến đấu để hoàn thành tốt công việc đến cuối ngày.
Thoải mái với thứ năm
Tâm trạng của bạn có thể sẽ khá mệt mõi sau hai ngày làm việc năng suất.Việc của bạn là hãy làm việc một cách thoải mái, nhẹ nhàng vào ngày thứ năm. Việc của bạn bây giờ, hãy trang bị thêm nhiều yếu tố để khích thích làm việc hiệu quả chẳng hạn uống một tách cà phê giúp tâm trạng thư thái, tỉnh táo để bắt đầu làm việc hoặc làm bất cứ điều gì khiến tâm trạng bạn vui hơn trước và trong khi làm việc. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể đặt cây xương rồng nhỏ xinh gần nơi làm việc, điều này sẽ khiên bạn có thêm không khí quan trọng tạo điều kiện giúp cơ thể thoải mái, giảm cảm giác mệt mỏi.
Coi thứ sáu giống thứ hai
Nghe có vẻ khó hiểu nhưng hãy áp dụng theo cách này. Bởi khi bạn vừa trải qua bốn ngày làm việc căng thẳng, tâm trạng sẽ thay đổi đi rất nhiều. Ngày hôm nay được khảo sát hiệu quả công việc được nâng lên rất nhiều so với các ngày hôm trước.
Có lẽ, chính tâm lý thoải mái khiến cho cường độ làm việc trở nên nhanh hơn, từ đó mà công việc cũng được hoàn thành tốt hơn. Theo các chuyên gia, các bạn vẫn nên xem thứ sáu là thứ hai, kiềm chế cảm xúc, không cho sự thoải mái lấn áp quá mức vì nó sẽ gây vô tình khiến bạn mắc hội chứng ngày thứ 2.
Thảnh thơi vào thứ bảy
Sau bao ngày vật vã với công việc thì hôm nay là ngày cần được thảnh thơi, giải tỏa căng thẳng. Mõi người sẽ lựa chọn cho mình cách thức xả stress khác nhau. Có người thì chọn gặp gỡ bạn bè, gia đình để giao lưu, ăn nhậu để khai thông. Tuy nhiên phương pháp ngày có thể khiến bạn mệt mỏi vào ngày chủ nhật. Tiếp theo sẽ dẫn đến thứ hai chán nản và xin nghỉ phép.
Để không xảy ra tình trạng này bạn cần sắp xếp thời gian nghỉ ngơi hợp lý, lành mạnh. Điều này sẽ giúp bạn giữ được tâm trạng thoải mái, vui vẻ sẳn sàng để đón nhận những nhiệm vụ mới. Hãy nhớ dành thời gian lập ra kế hoạch cho tuần mới để đảm bảo tiến độ của công việc nhé.
Lập kế hoạch làm việc trong tháng
Việc cách lập kế hoạch cá nhân trong tháng đòi hỏi bạn phải có cấp độ thống kê bao quát hơn. Quan trọng hơn hết vẫn là phân bổ thời gian hợp lý cho từng công việc.
Đầu tiên, bạn cần xác định được đâu là công việc quan trọng trước nhất cần giải quyết. Thứ hai, bạn phải lên kế hoạch cho từng công việc cụ thể, sử dụng ảo trận thời gian để ước tính thời gian cho từng kế hoạch.
Để sử dụng ma trận thời gian đo lường hiệu quả công việc đạt được trong tháng bạn cần thực hiện qua các bước:
Bước 1: Liệt kê tất cả công việc cần hoàn thành trong tháng
Bước 2: Phân loại công việc từ quan trọng đến ít quan trọng hơn theo các thang đo thời gian thực hiện, thời gian nộp, độ khó của công việc,...
Bước 3: Sắp xếp và đánh dấu công việc theo thứ tự và phân bổ thời gian hợp lý để thực hiện.
Cách lập kế hoạch cá nhân hợp lý và khoa học là vô cùng quan trọng. Hy vọng bài viết Cách lập kế hoạch cá nhân dễ áp dụng nhất của Tìm việc làm Cần Thơ đã giúp ích được cho các bạn. Hẹn gặp các bạn vào các chuyên mục khác!
Có thể bạn cũng quan tâm: Cách giới thiệu bản thân khi đi phỏng vấn chinh phục HR